Zaman yönetimi, yapmak istediğiniz ve yapmanız gereken şeyler için zaman bulmanın iyi bir yoludur. Nelerin acil olduğuna ve nelerin bekleyebileceğine karar vermenize yardımcı olur. Zamanınızı, faaliyetlerinizi ve taahhütlerinizi hep birlikte nasıl yöneteceğinizi öğrenmek zor olabilir. Ancak bunu yaparsanız hayatınız daha kolay, daha az stresli ve daha anlamlı hale gelebilir.

Zaman yönetimi nedir?

Zaman yönetimi; faaliyet, görev ve taahhütlerinizin kontrolünü ele almak demektir. Zamanınızı yönetirken, kendi değerlerinizi temel alarak sizin için en önemli iş ve faaliyetlerin neler olduğuna karar verirsiniz. Örneğin, aile hayatınıza yüksek bir değer yüklüyor ama ailenizle istediğiniz kadar vakit geçiremiyor olabilirsiniz. Sizin için neyin önemli olduğunu bilmek, zamanınızı en iyi nasıl geçireceğinize karar vermeniz için yardımcı olabilir. Zaman yönetimi, stresi azaltmanıza yardımcı olur.

Zaman yönetimi üç bölümden oluşmaktadır:

• İşleri ve faaliyetleri öncelik sırasına koyun. Sizin için en önemli olan işlerin hangileri olduğuna karar verin.
• Ertelemeyi kontrol altına alın. Erteleme, işleri son dakikaya kadar geçiştirme ya da çok fazla geçiştirdiğiniz işin bitmiş olması gereken son günü kaçırmak demektir.
• Taahhütleri yönetin. Sizin için önemli olmayan şeylere "hayır", önemli olan şeylere ise "evet" deyin.

Zamanınızı yönetmek neden önemli?

Yapacak çok işiniz olduğu halde yeterli zamanınız olmadığını hissetmek çok streslidir. Sizin için önemli olmayan işler üzerinde çok fazla zaman harcamak da strese yol açar. Zaman yönetimi, zamanınızı nasıl geçireceğiniz konusunda kontrolün tamamıyla sizin elinizde olduğunu hissetmenize yardımcı olabilir. Kontrolün sizde olduğunu düşünürseniz stresiniz azalır.

Görevleri ve faaliyetleri öncelik sırasına koymak egzersiz yapmanıza, kitap okumanıza, bir kursa gitmenize ya da gerçekten yapmak istediğiniz başka şeylere zaman ayırmanıza yardımcı olabilir. Ertelemeyi kontrol etmek ise, çalıştığınız işte büyük bir proje gibi şeyleri bitirebilmenize yardımcı olur. Taahhütlerinizi yönetirken, sizin için en önemli olan şeyleri üstlenin ve daha az önemli olan şeylerden vazgeçin. Bütün bunlar stresi azaltabilir.

Zamanınızı nasıl yönetebilirsiniz?

Zamanınızı yönetmeye görevlerinizi öncelik sırasına koyarak, ertelemeyi kontrol altına alarak ve taahhütlerinizi yöneterek başlayabilirsiniz.

Görevleri öncelik sırasına koymak

• Tüm görev ve faaliyetlerinizin günlük veya haftalık bir listesini çıkarın. Daha sonra görevleri önem ya da aciliyetine göre sıraya koyun.
• Acil görevler büyük bir soruna yol açmaması için hemen yapılması gereken işlerdir. Mesela, elektriğinizin kesilmemesi için elektrik faturasını bugün ödemeniz gerekebilir. Birçok insan, önemli işlerle acil olana kadar ilgilenmez. Bu yaklaşım, her zaman strese yol açar.
• Önemli görevler; ailenizle zaman geçirmek, arkadaşlarınıza yardım etmek ya da egzersiz yapmak gibi sizin için anlamlı ya da değerli olan şeylerdir. Bunlar da fatura ödemek ya da bir işi zamanında yetiştirmekte bir sorun oluşmaması için yapmanız gereken görevlerdir.
• Önemli görevler, yapılmasına gerek olmayan ya da size için önemsiz olan şeyler değildir.

Listenizi çıkardıktan ve maddeleri sıraladıktan sonra zamanınızı nasıl geçirdiğinizi düşünün. Eğer önemli görevlerle tam zamanında ilgilenirseniz sizi endişelendirecek çok fazla acil göreviniz olmaz. Örneğin, eğer faturaları aldığınız zaman öderseniz faturaların son ödeme tarihinde mali durumunuzu zorlamanız gerekmez.

Zamanınızı sizin için önemli ve anlamlı faaliyetlere nasıl daha kolay yönlendirebileceğinizi düşünün. Önemli veya acil olmayan şeyler üzerinde çok mu fazla zaman harcıyorsunuz? Belki de hiç yapmanıza gerek olmayan şeyler vardır.

Ertelemeyi kotrol etmek

Bir görev ne kadar stresli ya da nahoş ise onu geçiştirme olasılığınız o kadar yüksektir. Bu da sadece stresinizi arttırır. Erteleme kontrolü için şu tavsiyeleri deneyebilirsiniz:

• Zamanınızı planlayın. Gününüzü ya da haftanızı planlamak için bir çizelge ya da defter kullanın. Görevlerinizi yapacak vaktiniz olduğunu kağıt üzerinde görmek, işe başlamanıza yardımcı olur. Kısa projelerde plana sadık kalmak için bir zamanlayıcı ya da saat alarmı kullanın.
• Büyük görevleri parçalara ayırın. Eğer 3 saati bir projeye odaklanmak için geçiremeyeceğinizi biliyorsanız, işinizi 3 gün boyunca 1'er saatlik bloklar haline getirin. Sıkıcı bir göreve kısa süreler ayırmak her zaman daha kolaydır.
• Kısa vadeli zaman sınırları oluşturun. Kısa vadeli zaman sınırları, bir işi zamanında bitirme alışkanlığı kazanmanıza yardımcı olur. Aynı zamanda sizi işleri bitirmeye zorlar. Bu şekilde, sıra uzun vadeli bir işe geldiğinde üzerinizde çok baskı hissetmezsiniz ve işler üst üste yığılmaz.
• Mükemmeliyetçilikten kaçının. Mükemmellik talep ederseniz mükemmel olmayacağı endişesiyle işe hiç başlayamayabilirsiniz. Elinizden gelenin en iyisini yapmanız yeter. Elinizden gelenin en iyisini yapmak için kendinize yeterli zamanı vermek stresi azaltabilir

Sizin için işe yarayan bir taktik bulursanız onunla devam edin. Zamanla erteleme alışkanlığını yenebilecek güveni elde edeceksiniz.

Yine de bazen yanılıp kendinizi işleri geçiştirirken bulabilirsiniz. Bu mümkündür ve olağandır. Kendinizi suçlamayın. Güven ve pozitif düşünme, doğru yola geri dönmenize yardımcı olabilir.

Taahhütlerinizi yönetmek

Hem çok fazla hem de çok az sayıda vaat strese yol açabilir.

Bir vaadi oluruna bırakmak, vaatten vazgeçtiğiniz anlamına gelmez. Bu sizin için neyin önemli olduğunu öğrenmek, sınırlarınızı anlamak ve zamanınızı nasıl geçirmek istediğinize karar vermek anlamına gelir. İşte oluruna bırakmak için bazı tavsiyeler:

• Sizin için önemli olmayan şeyleri taahhüt etmeyin.
• Bir şeyi oluruna bırakmak istediğinizde ya da bu durum gerekli ve kaçınılmaz olduğunda onu bir helyum balonuna bağladığınızı hayal edin, balonu salıverin ve uçup gidişini izleyin.
• Hayatınızın "yapılmakta olan bir iş" olduğunu kabul edin. Her projeyi bitirmek ya da hayatınızdaki her hedefe yarın ya da gelecek hafta ulaşmak zorunda değilsiniz.  Hedeflerinizden biri daha az önemli ise, onun üzerinde hayatınızın sonraki bir döneminde çalışabilirsiniz.

Taahhüt etmek, onları bırakmak kadar zor olabilir. Stres altında olan kişiler, genellikle olması gerekenden veya olabileceğinden çok fazla şey taahhüt etme eğilimindedir. Ama bazen de stres bizzat taahhüt eksikliğinden kaynaklanır. Eğer yaşamınızda daha fazla sorumluluğa ihtiyacınız varsa, sizin için en önemli olan şeyin ne olduğunu düşünün. Taahhüt etmeye hazır olduğunuzda:

• Bunu yapın. Kendinizi tamamen bu yeni taahhüde verin.
• Sorumlu olun. Taahhüdünüzü ciddiye alın. Zorunlu haller dışında vazgeçmeyin.
• Açık olun. Yeni fikirlere, önerilere açık ve öğrenmeye hazır olun.